Brukerveileder: Deltager Faktura

Deltager Faktura gjør det enklere for deg å holde oversikt og administrere fakturabetalinger knyttet til dine arrangement. Ettersom at Deltager.no er involvert i pengestrømmen vil du forholde deg til en utbetalingsoversikt, hvor vi trekker våre gebyrer direkte fra påmeldingen, på lik linje som ved kortbetalinger. Med denne funksjonaliteten vil du gi deltageren mulighet til å velge faktura som betalingsløsning, hvor du kan sende EHF, PDF og e-post faktura. Som arrangør vil du til enhver tid stå med oversikt i en komplett reskontro.

Info: Faktura er inkludert i LetsReg Go. Alle arrangører har ikke nødvendigvis denne funksjonen aktivert i sin konto enda. Send oss gjerne en henvendelse, så vil vi aktivere dette kostnadsfritt. 

I denne brukerveilederen skal vi gå igjennom: 

• Oppsett 
• Momsberegning
• Aktiver faktura som betalingsmetode
• Faktura kostnad 
• Hvordan administrere fakturaene
• Se og administrere faktura
• Kreditnota
• Oppfølging
• Sende purring 

Merk: Deltager Faktura er en ekstra funksjonalitet.Ta kontakt med oss,om du ønsker informasjon og / eller legge inn bestilling.

 

Oppsett 

Momsberegning

Vi gjør deg oppmerksom på at momsberegning vil fremkomme på faktura og du må derfor huske å fylle ut dette korrekt ift. dine priskategorier.

Slik spesifiserer du momsberegning: 

 Klikk på Se arrangementer fra menyen på venstre side

Velg aktuelt arrangement fra listen. 

Deretter går du til fanen del 2 i oppsettet, Registreringskjema. 

Øverst her vil du se mva-innstillinger. 

Som standard vil momsberegning stå som «Priser er uten mva», så du må påse at det blir valgt riktig hvis du skal beregne pris med mva.

Neste steg er å definere MVA-satsen for hver kategori.

Trykk på pil ned til høyre for kategorien du vil legge det til og skriv inn sats i mva-feltet.

Merk: Hvis du har tilvalg (dvs. lagt til flere informasjonsfelter som f.eks. «Mat», så må du huske å beregne MVA her og. 

Trykk Pilen ned på et tilvalg med pris og du vil få opp detaljer for feltet. 

Under Nettreksvalg har du et prosentfelt, her legger du inn mva-sats på valget. 

Aktiver faktura som betalingsmetode

For å aktivere faktura som betalingsmåte må du gå til del 3 i oppsettet, Innstillinger. 

Bla ned til Betaling og huk deretter av på valget Faktura. Finner du ikke valget må du ta kontakt med oss for å få det aktivert. 

Huker du av for faktura vil du få opp ulike tilleggs valg: 

• Bruk standard fakturagebyr: Vi kan legge inn et standard fakturagebyr, dersom dette er ønskelig. Da vil du bestemme et satt beløp og moms sats, som du kan legge ved, uten å justere dette hver gang. 

• Fakturagebyr: Du kan selv legge til spesifisert fakturagebyr om du ikke huker av for Bruk standard fakturagebyr. Her legger du og inn evt egen mva-sats. 

• Betalingsfrist: Her kan du velge å legge ved en automatisk betalingsfrist, som legges ved x-antall dager etter påmelding, legge inn en spesifikk dato, eller velge å ikke legge inn betalingsfrist.

• Utsatt utsendelse av faktura: Her kan du legge inn at faktura ikke sendes ut før en spesifikk dato.    

Tips: Alltid dobbeltsjekk at innstillingene er riktig for ditt arrangement - spesielt hvis du skal ha et fakturagebyr som deltagerne skal betale.

 

Faktura kostnad

Kostnaden per faktura er følgende: 

• 3,9% i transaksjonsavgift
• 10, kr (ekskl.mva) i deltageravgift

Priseksempel: 

Hvis din billettpris er kr. 500,-, så vil dine kostnader være som følger:

• Kr. 19,50 i transaksjonsavgift 
• kr. 12,5 i deltageravgift 

Fakturagebyret utgjør dermed kr. 32,00 . Ønsker du å gå i 0,- direkte kostnader for fakturabetaling, kan dette dermed legges på under fakturagebyr

Hvordan administrere fakturaene

Etter du har bestilt Deltager faktura, vil du se en ny fane i din arrangørkonto. For å administrere dine fakturaer følger du menyen til Administrasjon og videre til "Deltager faktura": 

Da vil du se en oversikt som viser deg alle fakturaer. 

Under Rapport, vil du kunne filtrere og søke på tre ulike måter: 

• Bruke søkeverktøyet for å finne en spesifikk faktura 
• Filtrere etter arrangement 
• Holde oversikt, ved å klikke mellom 'Betalt', 'Ubetalt' 'Utløpt' osv.. 

Se og administrere faktura

Ønsker du å gå inn på en enkelt faktura, klikker du på faktura nummeret.

Du vil da se fullstendig faktura informasjon:

Her kan du gjøre følgende: 

• Se faktura 
• Sende kopi av faktura 
• Sende purring 
• Endre frist og e-post for mottak
• Markere faktura som betalt

Legg merke til at informasjonsfeltene, slik som navn, fakturaadresse og lignende ikke kan bli justert. Det er iht. norsk lovgivning ikke lov å endre på en allerede utstedt faktura. Dette gjelder da endringer du eventuelt skulle gjøre i bestillingen i etterkant og / eller navn, adresse, postnummer eller sted.

Hvis feil faktura er utstedt må du slette hele bestillingen og be deltakeren gjøre en ny påmelding. Nedenfor vil vi gå nærmere gjennom sletting av deltakelse og kreditnota.

 

Kreditnota

Hvis det er en feil på utsendt faktura, eller du må gjøre andre endringer, må det utsendes en kreditnota i henhold til norsk lovgivning. For deg som arrangør betyr det at du må endre deltagelsen for at det skal bli sendt ut en automatisk kreditnota. 

Det er flere steder man kan endre en deltakelse men vi skal vise kjapt hvilke scenario som de ulike metodene egner seg best med. 

Hvordan kreditere en PDF faktura

Gå til Deltager faktura i venstremenyen.  

Klikk på ordre nummeret, for å se denne visningen: 

Klikk så på Krediter

Huk av under der det står Krediter. 
I enhetsbeløp velger du hvor mye som skal krediteres. 

Velg deretter om deltageren fortsatt skal stå på deltagerlisten og trykk til Slutt Krediter ordre. 

Tips: Mange arrangører legger ved salgsbetingelser til sine påmeldinger. Her kan man beskrive gjeldene regler ved refusjon.Les mer under dokument opplastning

Oppfølging

Som nevnt vil du under Deltager faktura, filtrere og søke på tre ulike måter for å holde oversikt: 

• Bruke søkeverktøyet for å finne en spesifikk faktura 
• Filtrere etter arrangement 
• Klikke deg mellom blant annet 'Betalt', 'Ubetalt' eller 'Utløpt'. 

Ønsker du å få oversikt over ubetalte fakturaer kan du enkelt filtrere ut 'Ubetalt' eller 'utløpt'.

Sende purring 

Dersom du har lagt til betalingsfrist vil systemet automatisk sende en purring 14 dager etter forfall. Ønsker du å purre manuelt etter dette, kan du enkelt gjennomføre dette på to ulike måter. 

Merk: Systemet vil sende automatisk purring 14 dager etter forfall i henhold til norsk lov. Dersom du har huket av for automatisk purring, er det derfor viktig å ikke sende ut purring før det har gått 14 dager. 

Start med å gå til Administrasjon, og klikk på Deltager faktura

1. Send purring gjennom rapport oversikten

Skal du sende ut flere purringer, er det enklest å gjøre dette gjennom hovedvisningen, under Rapport.

Her vil du kunne bruke avmerkningsboksen, for å velge en enkelt faktura, flere eller alle:

Etter at du har markert de du ønsker, klikker du 'Send påminnelse'.

Deretter dukker det opp et akseptvindu, hvor du klikker 'Ja'.

2. Send purring gjennom faktura

Du kan og velge å purre på en faktura, ved å klikke deg inn på den, og undersøke om du for eksempel allerede har sendt en påminnelse.

Dette gjør du ved å klikke på fakturanummeret.

Da ser du en oversikt over fakturaen:

Du sender purring ved å klikke 'Send purring'. Har du allerede purret på fakturaen, vil dette også stå opplyst. 

Klikk deretter 'Ja', i akseptvinduet.

Bli bedre kjent med våre løsninger for påmelding, booking og betaling på LetsReg.