Hvordan sette opp arrangement

I denne brukerveiledningen vil vi gå igjennom hvordan du setter opp et arrangement i LetsReg.

• Steg 1 - Arrangement
• Steg 2 - Registreringsskjema
• Steg 3 - Innstillinger

Steg 1 - Arrangement 

Gå til menyen på venstre side og klikk "Registrer nytt arrangement"

Ved førstegangs oppsett av arrangement velger du Vanlig arrangement og Registrer nytt arrangement.
Trykk så på 'Fortsett til arrangementsoppsett'

Skriv inn hva du ønsker arrangementet skal hete og velg om arrangementet skal være Fysisk eller digitalt. Velg fysisk om det skal være mulig å delta både fysisk og digitalt.

Legg inn "arrangementssted" for den fysiske gjennomføringen, "startdato"/sluttdato" og "tidspunkt" for ditt arrangement. Til høyre kan du og velge om informasjonen skal stå som "synlig" eller "skjult" på din påmeldingsside. 

Dersom arrangementet skal ha spesifikke start og sluttdatoer for påmelding kan det velges ved å huke av for "Definer påmeldingsperiode". 
Sett deretter dato i feltene. 

Du kan velge å ha et av feltene tomme, om du kun ønsker å ha en spesifikk dato for påmeldingsstart eller spesifikk frist. 
Om feltet påmelding starter er tomt vil påmelding være tilgjengelig fra du pubiliserer arrangementet på slutten av oppsettet. 
Om feltet påmeldingsfrist er tomt vil folk kunne melde seg på frem til arrangementet starter. 

Oppgi deretter informasjon om kontaktpersonen for arrangementet.

Velg om arrangementet ditt skal koste penger eller ikke. Klikker du "Ja", må du oppgi hvilket kontonummer du ønsker å motta utbetaling til. Har du flere kontonummer, kan du klikke deg inn på listen. Ønsker du å legge til et nytt kontonummer kan du lese denne brukerveiledningen. 

Du vil og få muligheten til å legge til et referansenummer, som vil gjøre det lettere for deg å identifisere inntektene pr arrangement. 

Du skal så velge mellom ulike design for din påmeldingsside, ved å velge mellom de tilgjengelige malene. For å se designet til de ulike malene kan du klikke på forstørrelsesglasset  .

Ønsker du å ha et bilde på påmeldingssiden din, kan du laste opp dette ved å klikke "Last opp bilde". 

Avhengig av hvilken designmal du benytter, vil anbefalt bildestørrelse variere. 

Når du velger ønsket bilde, vil du også kunne definere hvilket utklipp du ønsker å benytte til din påmeldingsside. 

Under "beskrivelse" legger du innholdet til arrangementssiden din.  

Du kan bruke verktøylinjen for å gjøre design endringer til tekst, legge til lenker, bilder og tabeller mm. 

Når du er ferdig klikker du "Neste steg".

Steg 2 - Registreringsskjema

Du vil da komme til Steg 2. Registreringsskjema

Om du ønsker, kan du endre snarveien til din påmeldingsside.  Da klikker du på blyanten, slik at du får en boks rundt snarveien til ditt arrangement.

Du skal nå legge inn priser / kategori valg til ditt arrangement. 

Info: Dersom du valgte "Ja" under spørsmålet om arrangementet skulle være betalt vil du få mulighet til å legge inn moms og priser. Valgte du "Nei" vil disse valgene være skjult.

Legge inn mva: Velg om du skal legge inn mva eller ikke til prisen på ditt arrangement avhengig om du er momspliktig eller ikke. Les mer om mva på Skatteetatens sider 

Legge inn prisinformasjon: 

Under priser vil du kunne gjøre følgende justeringer: 

• Navn: Beskriv billettkategorien
• Pris: Legg inn pris til billettkategorien
• Aktiv: Velg om kategorien skal være aktiv eller ikke på din påmeldingsside 
• Kopier: dersom du vil duplisere kategorien
• Søppelkasse: Om du vil slette priskategorien 
• Pil ned: Gir deg mulighet til å legge inn ytterligere valgalternativer: 

Legge inn dine billettkategorier. 

Det vil som standard ligge en billettkategori klar som du kan endre navn og pris på.

For å legge til flere billettyper trykker du på "legg til ny kategori". 

• • Ønsker du å definere Moms gjør du dette under "Mva"
  • Ønsker du å definere antall plasser eksempelvis om du skal ha møte "25" deltagere som systemet maks kan ta inn, eller webinar på "100", og du ønsker å definere hvilke kategorier som skal ha et spesifikt antall, så gjør du dette her. 
  • Ønsker du å spesifisere tidspunkt for når priskategorien skal være aktiv så kan du gjøre dette, eksempelvis om du tilbyr "Early bird" priser en begrenset periode. 

Legg inn felter til ditt påmeldingsskjema.

Som standard finnes det fem standardfelter: Fornavn, Etternavn, E-postadresse, Klasse/kategori og Mobil. Du kan også legge til så mange informasjonsfelter du måtte ønske, slik at du får den informasjonen du trenger fra dine deltagere.

Du kan endre navnet på informasjonsfelter, men du bør ikke endre navnene på standardfeltene i så stor grad at de mister sin opprinnelige mening. For eksempel er det greit å endre "E-postadresse" til "E-post" eller "E-postadresse foresatt", men ikke til "Firmanavn". Dette er fordi standardfeltet E-postadresse brukes til å sende ut ordrebekreftelse til deltagere. Av samme årsak anbefaler vi at E-postadresse alltid settes til å være påkrevd.

Ønsker du å legge til nytt informasjonsfelt, gjør du dette på ved å klikke på knappen nederst på siden. 

Velg så mellom de ulike felttypene: 

• Avkryssingsboks: Om du ønsker at deltageren skal huke av for noe. Du kan da legge til spesifiserte verdier ved å klikke pil ned .
  
  Du får da opp valg om å:
  
  • Navngi feltet 
  • Påkrevd, At feltet skal fylles ut
  • Vise på ordrebekreftelse, at feltet er synlig på kundens ordrebekreftelse
  • Synlig når, legger inn at feltet kun er synlig om deltageren har gjort et spesifikt valg på et tidligere felt. 
  • Pris, om valg på dette feltet skal koste noe, eksempelvis om man melder seg på middag. 
  • Beskrivelse, om du ønsker å utdype feltet med beskrivelse
  • Innstillinger:
    Vis på deltagerliste, her velger du om feltet skal vises på listen over deltagere. Dette om du ønsker en lett oversikt over hva folk har bestilt spesifikt. 
    Vis kun en gang per ordre, om man en person legger til flere deltagere vil dette feltet kun vises på første deltager om dette valget er huket av. 
    Kopier verdien til andre deltagere, kopiere valget til eventuelle ekstra deltagere bestilleren legger inn. 
    Kan kun fylles ut av administrator, huk av dette om du ønsker å selv fylle ut dette feltet på deltagerne. 
    Inkluder felt i invitasjoner, gjør at feltet vises på utsendte invitasjoner til arrangementet. 
    
    Innstillingene er de samme på alle type felt, bortsett fra tekstboks som ikke har spesifikke innstillinger. 
    
    
• Nedtrekksvalg: Velge nytt informasjonsfelt dersom du ønsker at deltageren kan velge mellom ulike valg samlet i en nedtrekksmeny
  
  Du får da opp valg om å:
  
  • Navngi feltet 
  • Påkrevd, At feltet skal fylles ut
  • Vise på ordrebekreftelse, at feltet er synlig på kundens ordrebekreftelse
  • Vis som, her kan du velge mellom nedtrekksmeny eller Radioknapper
  • Synlig når, legger inn at feltet kun er synlig om deltageren har gjort et spesifikt valg på et tidligere felt. 
  • Alternativer,Navn på valg, om valg på dette feltet skal koste noe, hvor mange plasser for dette valget. 
  • Beskrivelse, om du ønsker å utdype feltet med beskrivelse
    
    

Du har og valgene Tekstboks og tekstblokk. 
Tekstboks fungerer som navnefeltene,
Tekstblokk er for eventuelle komentarer. 

Når du har ferdigstilt ditt registreringsskjema, klikker du "Neste steg"

Steg 3 - Innstillinger

Du kommer nå til innstillinger for arrangementssiden. Her velger du selv hvilke alternativer du ønsker å huke av. De predefinere avhukingene, er standard valg som kan være greit å ha i ditt oppsett. Vi vil forklare de ulike valgene under. ¢

Dersom du ønsker å gå videre og publisere ditt arrangement med en gang vil du kunne gjøre dette ved å klikke "Publiser arrangementet". Du kan når som helst gå tilbake i oppsettet, for å gjøre endringer til ditt arrangement. 

• Siden er aktiv, huk av dersom du ønsker å aktivere påmeldingssiden, slik at den er synlig når du besøker din arrangementslenke
• Aktiver rabattkoder, aktiverer et felt hvor deltagere kan skrive inn rabattkoder du lager fra arrangementssystemet
• Bruk Google Captcha: Dersom du ønsker at deltageren skal verifisere brukeren som menneske og ikke robot. Eksempelvis ved gratis-arrangementer
• Ordre må godkjennes før betaling, huk av om du ønsker å godkjenne deltagere før de blir bekreftet. 
• Vis priser, her velger du hvordan prisene vises, Nedtrekksliste, Radioknapper vertikalt eller Radioknapper horisontalt. 

Betaling: 

• Online betaling: lar deltageren velge metalingsmetode: kort eller vipps 
• Faktura: lar deltageren betale gjennom vår fakturaløsning (Inkl. EHF faktura) 
  • Les mer om fakturaløsningen her

Anntallbegrensinger: 

• Begrenset antall, kan du bruke for å legge inn antallsbegrensning til ditt arrangement. 
• Aktiver venteliste, om du ønsker venteliste på ditt arrangement om det er fullt. 
• Tillatt flere deltagere på en bestilling, gjør det mulig for deltageren og melde på flere deltager, ved å fylle ut informasjon per deltager, før man gjennomfører en samlet betaling
• Deltager kan velge antall, gjør det mulig for deltageren og definere antall deltagere, uten å fylle ut informasjon per deltager, før man gjør en samlet betaling. Under her kan man og huke av for mulighet til å velge antall pr kategori.

Synlighet: 

Skru på synlighet, dersom du ønsker å synliggjøre ditt arrangement i vår arrangementsoversikt. 

• Delingsknapper, synliggjør knapper på din påmeldingsside for sosiale medier, som gjør det enkelt for deltageren og dele påmeldingssiden videre
• Språk, velge mellom Norsk eller Engelsk språk på registreringssiden. 
• Vis prisliste på registreringssiden, Velg om priser skal vises på registreringssiden. 

Visning: 

Gjør valg for å visning og søk av siden din på våre søkesider.

• Siden er synlig for alle via søk, synliggjør ditt arrangement på LetsRegs arrangementsoversikt.
• Tagger. Søk etter relevante kategorier for ditt arrangement. Med tagger øker du sannsynligheten for at deltagerne finner ditt arrangement. 

Ordrebekreftelse: 

Her gjør du valg om hvordan ordrebekreftelsen skal se ut og sendes ut.

• Vis QR kode på ordrebekreftelse, egner seg godt om du skal sjekke inn deltagerne dine med skanner eller vår Participant app, men ikke så viktig ved et online arrangement. 
• Send ordrebekreftelse på SMS, dersom du aktiverer mobilnummer i felter under steg 2 - registreringsskjema, så kan du velge å sende deltagerne ordrebekreftelse direkte på mobil. Dette valget koster 0,80,- ekskl. mva per SMS
• Send ordrebekreftelse på e-post, huk vekk denne om du av en eller annen grunn ikke ønsker å sende ut ordrebekrefteler. I feltet under kan du legge til din e-post om du ønsker en kopi av aller ordrebekreftelser sendt til deg. 
• Legg til tekst før /etter ordrebekreftelsen, huk av dette og skriv inn det du eventuelt ønsker at skal stå før og etter selve ordrebekreftelsen. 
• Vis "Legg til i kalender" knapp, Huker du av for denne vil deltagerne kunne legge til hendelsen i sin kalender, gjennom link i ordrebekreftelsen. 

Samtykke / Erklæringer:

Her vil du se valg for samtykker. Du kan laste opp dine spesifikke samtykker i menyvalget Samtykker/erklæringer i venstremenyen, les mer om det her; Samtykke/Erklæringer

Ser du et annet oppsett? 

Dersom du i dag benytter vårt tidligere arrangementsoppsett anbefaler vi at du i fremtiden benytter deg av dette oppsettet. Du kan for en stund velge mellom det tidligere og dette oppsettet når du lager nye arrangement, men på sikt vil den tidligere versjonen bli fjernet. 
I mellomtiden finner du veiledningen på den versjonen her; Hvordan sette opp arrangement (tidligere versjon)

Bli bedre kjent med våre løsninger for påmelding, booking og betaling på LetsReg.