Funksjonalitet: Samtykke-modulen – LetsReg Norge

Hva er samtykke-modulen?

Info: Samtykke-modulen er inkl. i standardløsningen,Deltager Basic, og har derfor ingen ekstra lisenspris.

Samtykke-modulen har til hensikt å gjøre det enkelt for våre arrangører å møte EUs nye regelverk - General Data Protection Regulation (GDPR).

Modulen skal gjøre det enkelt for deg å legge dine egne vilkår og samtykker inn i Deltager.no og ditt påmeldingsskjema. Dette gjelder hovedsaklig personvernserklæringen, men kan også brukes til eksempelvis innhente samtykke til å sende nyhetsbrev, ta bilder under arrangementet, mm.

Vi anbefaler at du leser litt om GDPR og Deltager.no her, og ønsker å minne om at du selv er
ansvarlig for data dine deltagere oppgir til deg, og hvordan du oppbevarer og benytter dataene.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom:

Hvordan opprette samtykker

Logg innpå Deltager.no
I menyen på venstre side, velger du 'Samtykker / erklæringer'
Du vil her se en oversikt over dine samtykker.
Dersom dette er første gangen du bruker modulen, vil du ikke ha noen samtykker i listen din:
Klikk på 'Legg til ny' for å komme videre til oppsett av ditt første samtykke:
Tittel
Navn på samtykke du skal lage (f.eks. 'Personvernerklæring' eller 'Nyhetsbrev')
Aktiv
Samtykket vil nå være tilgjengelig for dine arrangement, slik at du på hvert enkelt arrangement må velge om samtykket skal være i bruk (frivillig eller obligatorisk) eller ikke i bruk:
Del med underarrangør
Del samtykket med din(e) underarrangør(er). Underarrangøren vil da kunne styre hvilke samtykker dem vil ha synlig på påmeldingssiden*.

Tips: Les denne artikkelen for mer informasjon omunderarrangør.
Vis på alle arrangement
Vil gjøre samtykke synlig på samtlige påmeldingssider, men som et frivillig valg. Når du huker av for denne innstillingen vil du få opp et undervalg 'Krev deltagers samtykke'. Huker du av for denne, i tillegg, så vil samtykke være synligogpåkrevd på samtlige påmeldingssider.

*Dersom du deler samtykke med underarrangøren og samtidig huker av for 'Krev deltagers samtykke', så vil underarrangøren ikke kunne velge bort samtykke på sine arrangementer.
Dokument
Her velger du hvor samtykket ditt skal hentes fra. Det kan være via:
- Lenke til dokument (som regel på på din egen hjemmeside).
  Dette alternativetanbefalesfordi du ved å ha samtykket ditt liggende ett sted, kun trenger å gjøre eventuelle endringer og oppdateringer ett sted:
- Laste opp fil fra din PC.
  Dersom du velger dette, må du sørge for å laste opp en ny fil når du gjør eventuelle endringer i ditt samtykke.
Tekst / beskrivelse
Du lager her en beskrivelse av ditt samtykke, og kan velge å bruke vår standard tekst (huk av for 'Bruk standard tekst') eller skrive en egendefinert tekst:
Husk å klikke 'Lagre' når du er ferdig. Du kan se en forhåndsvisning av ditt samtykke nederst på siden:

Merk: Du kan når som helst gå tilbake til dine samtykker for å gjøre endringer, men vær oppmerksom på at dette vil påvirke arrangementer din egen arrangørkonto og eventuelt underarrangørens konto.

Hvordan aktivere samtykke

I avsnittet ovenfor viste vi hvordan du opprettet et samtykke, der du blant annet må velge om samtykke skal ...:

... aktiveres på hvert enkelt arrangement eller
... aktiveres umiddelbart som frivillig* eller obligatorisk på alle arrangement

Vi skal her vise deg hvordan dette fungerer, litt mer detaljert.

*Selv om samtykke er satt til å være frivillig på tvers av alle arrangement, kan det fortsatt deaktiveres på det enkelte arrangementet.

Sjekk innstillingene for samtykket:

Logg innpå Deltager.no
Gå inn på 'Samtykke' fra menyen på venstre side
Klikk på navnet til samtykke du skal sjekke innstillingene til
Du skal nå se følgende innstillinger:

Så lenge samtykke er 'Aktivt' så må duaktivere samtykke på hvert enkelt arrangement(se neste avsnitt).
For at samtykke skalaktiveres umiddelbartsom frivillig på alle arrangement, vil du måtte huke av for disse innstillingene:
For at samtykke skalaktiveres umiddelbartsom obligatorisk på alle arrangementer, vil du måtte huke av for disse innstillingene

Info: Velger man i tillegg å aktivere 'Del med underarrangør' vil samtykket også være aktivt og obligatorisk på mine underarrangører.

Aktivere på hvert enkelt arrangement

Hvis du har valg at du må aktivere samtykkene på hvert enkelt arrangement (les hvordan du kontrollerer innstillingene i dette avsnittet), så skal vi her vise deg hvordan dette fungerer:

Logg innpå Deltager.no
Søk opparrangementet ditt
Klikk på navnet til arrangementet
Gå inn på fanen 'Publiser' i arrangementoppsettet
Bla litt ned på siden, til du ser de forskjellig samtykkene:
Sett synligheten slik du ønsker, og husk å 'Lagre' når du er ferdig.

Hvordan hente ut rapporter

Når du forløpende får registrert ja / nei på dine samtykker, ønsker du kanskje hente ut en oversikt som viser deg status. Via denglobale deltagerlisten, vil du kunne enkelt se status på de ulike samtykkene dine.

Slik går du frem:

Logg innpå Deltager.no
Klikk på 'Deltagere' fra menyen på venstre side (under 'Økonomi og regnskap'). Dette er dinglobale deltagerliste- det vil si en samlet liste over alle deltagere på tvers av dine arrangementer
Ytterst i kolonneraden vil du se svarene på de forskjellige samtykkene. Rapporten kan du laste ned til Excel:
Du kan ogsåfiltrerevisningen, ved å for eksempel kun se svarene til et spesifikt samtykke. Øverst på rapport-siden, vil du se en nedtrekksmeny for de ulike samtykkene du har opprettet:

Du vil da få en visning, der mankun ser dem som har akseptert det valgte samtykke.

Endre samtykke

Du kan gjøre endringer på deltagers ved å gå inn på bestillingen. Slik gjør du dette:

Logg innpå Deltager.no
Søk opparrangementet ditt
Klikk på-ikonet for å komme rett inn på deltagerlisten
Søk opp / finn bestillingen
Klikk på -ikonet
I pop-up vinduet, vil du måtte bla litt ned på siden for å se de forskjellige samtykkene:
Når er ferdig, må du huske å klikke på 'Endre'