Ekstra funksjonalitet: Invitasjons-modulen – LetsReg Norge

Invitasjons-modulen tillater deg å invitere deltakere direkte fra systemet. Her får du muligheten til å reservere deler eller hele påmeldingen til å kun gjelde for de du inviterer, ettersom hver invitasjon vil ha sin unike lenke. Videre kan man også sende ut prosentvise rabatter og du kan også bestemme hvor mange ganger én invitasjon kan brukes.

Info: Invitasjons-modulen, er en LetsReg Extra funksjon. Finner du ikke invitasjon i ditt oppsett? Send oss en henvendelse og fortell hva du har behov for, så hjelper vi deg å velge riktige funksjoner.

I denne brukerveilederen skal vi gå igjennom:

Gjennomgang av funksjonalitet

I arrangementsoppsettet vil man nå ha en ny fane: Inviter. Det vil se ut som bildet nedenfor når du
først tar i bruk modulen:

Du kan her sette et par innstillinger for invitasjonene dine;

Ved å huke av for 'Arrangementet er kun for inviterte' i bildet ovenfor, vil du låse arrangementet slik at ingen som ikke har mottatt invitasjon kan melde seg på arrangementet. Dette kan være aktuelt f.eks. ved bedriftsinterne arrangementer.

'Antall plasser reservert inviterte' lar deg sette av X antall plasser på arrangementet til inviterte.
Dvs. at dersom du har satt en maksgrense på 50 deltagere på arrangementet, hvorav 25 er reservert
inviterte, og du har fått inn 25 deltagere som ikke er invitert, vil de resterende plassene være
reservert for de som er invitert, og påmeldingen vil være stengt for ikke-inviterte.

Du velger selv hvor du ønsker å starte, men vi begynner i denne veiledningen med å
importere deltagere som skal inviteres. Du har her to valg:

Importer fra Excel:

Det aller viktigste å huske på er at ditt Excel-ark må inneholde de samme kolonnene i den samme
rekkefølgen som feltene ovenfor.

Du huker av for hvilke kolonner ditt Excel-ark inneholder, som skal importeres inn i Deltager.no.

'Antall' beskriver hvor mange ganger invitasjonen kan brukes. Denne kan du la stå tom dersom
invitasjonen kan brukes èn gang.
'Rabatt' beskriver om invitasjonen skal gi en prosentvis rabatt. La denne stå tom dersom det ikke er
noen rabatt.
'Importer duplikater' hukes av for dersom du ønsker å legge inn eventuelle duplikater i listen din i
Deltager.no. Dersom du ikke huker av for den, vil eventuelle duplikater fjernes i importen.
'Lås til priskategori' lar deg definere at de du inviterer kun skal kunne melde seg på den 'Klasse /Kategori' som du velger. Dette kan være aktuelt dersom du har en egen pris for de som skal inviteres, eller av andre grunner ønsker å hindre dem i å melde seg på en annen Klasse / Kategori.
'Invitasjonen utløper' lar deg sette en dato og klokkeslett for når invitasjonen må være brukt.

For å legge til flere felter fra ditt arrangement, som også ligger i din Excel-liste, må du klikke på 'Avanserte innstillinger', og velge de aktuelle feltene som du har laget under Informasjonsfelter i første fane av arrangementsoppsettet.

Importer fra arrangement

Du kan velge å invitere deltagere som tidligere har meldt seg på arrangement.

I bildet ovenfor velger du årstallet arrangementet du skal importere fra var, og klikker på riktig arrangement. Dine deltagere er deretter importert:

E-post oppsett

Du kan velge å sende invitasjoner på både SMS og E-post. Under fanen «E-post oppsett» definerer du innhold og utseende på invitasjonen din.

Som default er 'Bruk standard' huket av. Du vil da ha invitasjoner med en del tags som setter inn riktig informasjon per invitasjon:

[firstname] og [lastname] setter inn for- og etternavn til den inviterte
[clubname] er navnet på din arrangørkonto
[arrangementname] er navnet du har gitt arrangementet ditt

Dersom du fjerner avhukingen på 'Bruk standard', vil du kunne gjøre endringer i e-post og SMS.

Taggen [URL] må være med for at den inviterte skal motta sin unike lenke. Dersom du ikke inkluderer denne taggen, vil invitasjonen være uten lenke til påmeldingssiden

Om du velger å ikke bruke standard tekst, vil du få opp en verktøylinje hvor du kan gjøre endringer i tekst og legge inn bilder og lenker:

Sende invitasjoner

Når du har listen over de som skal inviteres, e-post og eventuelt SMS klar, kan du klikke på fanen 'Send invitasjon'.

Her kan du velge alle som skal motta invitasjonen. Når du har sendt invitasjonen, kan du sende på nytt til de som ikke har brukt invitasjonen ved å klikke 'Velg alle'. Dette vil markere alle som ikke har benyttet seg av invitasjonen.

Når du har valgt mottagere, velger du E-post / SMS / E-post og SMS i nedtrekksmenyen nederst. Etter dette kan du velge 'Send invitasjon'. Merk at du må ha credits tilgjengelig for å sende ut Invitasjon på SMS.

I kolonnene ovenfor vil du se når invitasjonen er Sendt, Sett og Registrert (når deltageren registrerte seg).

Bli bedre kjent med våre løsninger for påmelding, booking og betaling på LetsReg.